¿PUEDE EL REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE FIRMAR CONTRATOS SIN CONSTANCIA DE AUSENCIA DEL REPRESENTANTE LEGAL PRINCIPAL?
En el ámbito corporativo, la figura del representante legal suplente suele generar interrogantes sobre su capacidad para actuar en nombre de la sociedad, especialmente en situaciones donde el representante legal principal no está presente. ¿Es necesario acreditar su ausencia? ¿Puede el suplente firmar contratos sin una constancia formal? Este artículo aborda estas inquietudes a la luz de la doctrina de la Superintendencia de Sociedades y la normativa vigente.
¿Es obligatorio acreditar la ausencia del representante legal principal?
La respuesta, según reiterada doctrina de la Superintendencia de Sociedades, es NO. El representante legal suplente no está obligado a presentar constancia o certificación de la ausencia del principal para suscribir contratos en nombre de la sociedad. Así lo establece el Oficio 220-059017 del 12 de julio de 2012, al señalar que:
“…bastará la sola ausencia de éste para que el suplente entre a actuar válidamente, sin que sea de recibo exigir al suplente prueba especial sobre la ausencia del titular…”.
Este criterio se fundamenta en el principio de buena fe, pilar esencial en la contratación, y en la necesidad de garantizar la continuidad operativa de las sociedades.
¿Cuándo puede actuar el representante legal suplente?
La suplencia está concebida para reemplazar al titular en sus faltas absolutas, temporales o accidentales. No se trata de una co-representación, sino de una actuación subsidiaria. Como lo indica el Oficio 220-089113 del 3 de junio de 2020:
“…en ningún caso es factible que actúen de manera conjunta o concomitantemente el titular y el suplente…”.
La capacidad del suplente para actuar nace únicamente cuando el principal no puede ejercer sus funciones, ya sea por ausencia física o imposibilidad material. En este sentido, no es la ausencia física lo que habilita al suplente, sino la imposibilidad de ejercer el cargo.
¿Qué dicen los estatutos sociales?
El alcance de la suplencia puede variar según lo estipulado en los estatutos sociales. Conforme al artículo 196 del Código de Comercio, las facultades del representante legal deben estar claramente definidas en el contrato social. En ausencia de estipulaciones específicas, se presume que el representante puede celebrar todos los actos comprendidos dentro del objeto social.
Incluso, si los estatutos lo permiten, el suplente podría ejercer la representación de manera permanente, sin necesidad de que exista una falta del principal. En tal caso, sus actuaciones serían válidas y vinculantes para la sociedad, siempre que consten en el certificado de existencia y representación legal.
¿Qué sucede si el suplente actúa sin que el principal esté impedido?
Frente a esta inquietud, el Oficio 220-056529 del 17 de julio de 2013 de la SuperSociedades, aclara que:
“…el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compañía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo…”.
Esto significa que, si el suplente actúa sin que el principal esté impedido, estaría actuando sin poder, lo que podría generar consecuencias jurídicas adversas. En particular, podría verse obligado a responder personalmente por los contratos celebrados, conforme al artículo 841 del Código de Comercio, salvo que el titular ratifique dichas actuaciones.
Conclusión
La figura del representante legal suplente está diseñada para garantizar la continuidad de la representación jurídica de la sociedad. Su actuación no requiere prueba formal de la ausencia del titular, salvo que los estatutos dispongan lo contrario. Lo esencial es que su intervención se dé en el marco de las facultades conferidas y en cumplimiento del principio de buena fe. No obstante, actuar sin que el titular esté impedido puede acarrear responsabilidades personales para el suplente, por lo que se recomienda revisar cuidadosamente los estatutos y contar con claridad sobre las circunstancias que habilitan su actuación.
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