Por: Juanita Hernández Vidal – Estudio Legal Hernández
La Importancia del Registro de Libros de Actas de Asamblea para Empresas: Normativas y Procedimientos
En el ámbito empresarial, el correcto registro de los libros de actas de asamblea es un paso crucial para garantizar la validez y la eficacia de los documentos que respaldan las decisiones tomadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control de una sociedad. En este contexto, es esencial comprender las normativas establecidas en el Decreto 2420 de 2015 y las instrucciones emitidas por la Superintendencia de Sociedades a través de la Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022.
Normativas del Registro de Libros de Actas de Asamblea
Registro de Libros (Artículo 9º)
Según el Artículo 9º del Decreto 2420 de 2015, la ley exige que los libros destinados a servir de prueba deben registrarse previamente a su diligenciamiento ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. Esto incluye el registro de libros de establecimientos, identificándolos con la enseña del establecimiento. Solo se pueden registrar libros en blanco, y se requiere que el libro anterior esté por agotarse o deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
Libros de Actas (Artículos 14 y 15)
El Artículo 14 permite a los entes económicos asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados, siempre distinguiendo cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva. En caso de omisiones, se pueden agregar actas adicionales, pero para aclarar decisiones, estas deben ser aprobadas por el respectivo órgano.
El Artículo 15 aborda la corrección de errores, permitiendo salvar simples errores de transcripción mediante anotaciones al pie de la página o cualquier otro mecanismo técnico reconocido. La anulación de folios debe hacerse indicando la fecha y causa, suscrita por el responsable de la anotación.
Instrucciones de la Superintendencia de Sociedades
La Circular Externa No. 100-000002 del 25 de abril de 2022 establece que, una vez inscritos los libros en la cámara de comercio respectiva, se debe insertar una constancia en la primera hoja del libro registrado. Además, se detallan datos como el nombre del propietario, la fecha de inscripción, el nombre del libro, el código y el número de hojas útiles.
Consideraciones Finales
Es crucial destacar que el registro de libros ante la cámara de comercio del domicilio principal es fundamental cuando la ley así lo exige para que los libros puedan servir de prueba. La administración de la sociedad debe estar atenta a la anulación de folios cuando sea necesario, siguiendo las normativas legales establecidas.
En conclusión, el registro adecuado de los libros de actas de asamblea es una práctica que fortalece la transparencia y la legalidad en las actuaciones de una sociedad. La correcta aplicación de las normativas y procedimientos garantiza la validez de la documentación empresarial y contribuye al buen funcionamiento de la entidad.
En Estudio Legal Hernández, entendemos la importancia del cumplimiento normativo y la adecuada gestión de la documentación empresarial. Nuestro equipo de profesionales está a su disposición para brindarle asesoría integral en este ámbito siguiendo las disposiciones legales aplicables.
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