Por: Pablo Hernández Vidal/Ángela Garzón Vargas – Estudio Legal Hernández
El siguiente escrito es un resumen de las obligaciones de las sociedades en tiempos normales, y aquellas normativas que se expidieron en atención de la pandemia Coronavirus COVID-19. Consulte nuestro reporte completo:
OBLIGACIONES SOCIETARIAS EN TIEMPOS DE COVID-19
Renovación del Registro Mercantil
Las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras deben renovar la matrícula mercantil, dentro de los tres primeros meses de cada año en la Cámara de Comercio del lugar de su domicilio.[1]
Norma COVID-19: Debido a la emergencia sanitaria, el Gobierno amplió el plazo para la renovación de la matrícula mercantil hasta el día 3 de julio de 2020,[2] por lo que dicha renovación debe llevarse a cabo antes de esta fecha.
Reunión Ordinaria de Asamblea de Accionistas
Las reuniones ordinarias de asamblea de accionistas deben llevarse a cabo “por lo menos una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio…”.[3] En caso de que no se convoque para la reunión ordinaria, la asamblea se deberá reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio social donde funcione la administración.
Norma COVID-19: Se establece un plazo especial para la celebración de reuniones ordinarias, las cuales podrán realizarse “hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria”.[4] A la fecha, la emergencia sanitaria finaliza el 31 de agosto de 2020,[5] en consecuencia, hay plazo para celebrar reuniones ordinarias hasta el 30 de septiembre de 2020, so pena de que el Gobierno decida extender nuevamente el término de la emergencia sanitaria.
Durante la emergencia sanitaria, si no se realizara la convocatoria a la reunión ordinaria, se deberá realizar por derecho propio, lo cual correspondería al primer día hábil luego de finalizada la emergencia sanitaria, es decir luego del 31 de agosto, debiendo reunirse el día martes 1 de septiembre de 2020, a las 10:00 a.m. en el domicilio principal de la sociedad.
Cesantías
Norma COVID-19: Mediante el Decreto 488 del 27 de marzo de 2020 se adoptan medidas para modificar temporalmente las normas de destinación de cesantías. Este Decreto aplica únicamente a las Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones y de Cesantías de carácter privado que administren cesantías y Cajas de Compensación Familiar.[6]
Así las cosas, durante el término la Emergencia Económica, Social y Ecológica, el trabajador que haya presentado una disminución de su ingreso mensual, certificada por su empleador, podrá retirar cada mes de su cuenta de cesantías el monto que le permita compensar dicha reducción, con el fin de mantener su ingreso constante.[7]
Aportes a salud y pensiones
La Reforma Tributaria aprobada en diciembre de 2019 trae los siguientes aportes a la salud y pensiones para el año 2020:
(i) Para cubrir los aportes a la salud es del 12.5%, donde el 4% lo aporta el trabajador, y el 8.5% lo aporta el empleador.
(ii) En materia pensional, los aportes son del 16%, donde el 4% lo aporta el trabajador, y el 12% lo aporta el empleador.
(iii) Las personas que son independientes tendrán que asumir el pago total de los aportes a la seguridad social.
Norma COVID-19: El Decreto 558 del 15 de abril de 2020 redujo las cotizaciones durante dos meses, permitiendo a los trabajadores, tanto empleados como independientes, realizar el aporte a pensiones sobre el 3% y no sobre el 16%, como es regular, de la cotización al Sistema General de Pensiones.
Esta norma únicamente aplica para los periodos de abril y mayo, cuyas cotizaciones deban efectuarse en los meses de mayo y junio de 2020, por lo que para las demás cotizaciones el aporte a pensiones debe realizarse nuevamente sobre el 16% de la cotización al Sistema General de Pensiones.
Plazos para impuesto de renta para grandes contribuyentes y personas jurídicas, sociedades y asimiladas
Norma COVID-19: El Decreto 520 del 6 de abril de 2020 establece nuevas fechas para la presentación y pago de la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios del año gravable 2019 de los Grandes Contribuyentes, y de Personas Jurídicas, así como nuevas fechas para la presentación de la declaración de activos en el exterior para Grandes Contribuyentes y Personas Jurídicas. Consulte las tablas aquí.
Pago Retefuente
Norma COVID-19: El Decreto 401 del 13 de marzo de 2020,[8] establece en su artículo 1 las medidas relativas al pago de retefuente por razón del coronavirus.
El Decreto establece que la presentación de las declaraciones tributarias de las retenciones en la fuente y autorretenciones se hará por ventanilla en los bancos y demás entidades autorizadas para recaudar ubicados en el territorio nacional, salvo aquellos contribuyentes obligados a declarar a través de los servicios virtuales.[9]
Las declaraciones deberán ser firmadas por:
(i) Los contribuyentes o responsables directos del pago del tributo (…). A falta de estos, deberán ser firmadas por el administrador del respectivo patrimonio. Se podrá delegar esta responsabilidad en funcionarios de la empresa (…).
(ii) Los apoderados generales y mandatarios especiales que no sean abogados.
(iii) Cuando el declarante sea una entidad territorial de la Nación, la declaración de retención en la fuente “podrá” ser firmada por el pagador respectivo o quien haga sus veces.
Reglamento Interno de Trabajo
El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo, establece la obligación a aquellas empresas que cumplan con ciertas características, que tengan un Reglamento Interno de Trabajo. Es aconsejable que todos los empleadores cuenten con el mencionado reglamento para tener reglas y procedimientos claros para reglamentar la relación laboral, aún cuando no tenga la obligación de implementarlo.
Norma COVID-19: A la fecha no existe una disposición normativa que ordene modificar el Reglamento Interno de Trabajo, en ocasión a la pandemia COVID-19. No obstante, el Ministerio del Trabajo ha expedido la Circular 002 del 17 de marzo de 2020 a partir de la cual se establece una serie de lineamientos que pueden ser considerados por los empleadores, con el fin de proteger el empleo y la actividad productiva. Dichos lineamientos no son obligatorios y su aplicación es discrecional de los empleadores.
Entre las medidas adoptadas por esta Circular se encuentran las siguientes: trabajo en casa, teletrabajo, jornada laboral flexible, vacaciones anuales, anticipadas y colectivas, permisos renumerados – salario sin prestación del servicio.
Si el empleador decide adoptar cualquiera de estas medidas, deberá modificar el Reglamento Interno de Trabajo para incluir un capítulo relativo al Teletrabajo, o incluir como calamidad doméstica al trabajador o familiar del trabajador que se contagie con el Coronavirus COVID-19, etc.
Vea las OBLIGACIONES SOCIETARIAS EN TIEMPOS DE COVID-19, donde podrá consultar otras obligaciones de las sociedades: Obligaciones ante la Superintendencia de Sociedades, Salario Mínimo Mensual Legal Vigente año 2020, Plazo para presentar la declaración anual de activos en el exterior, Precios de transferencia, Protección de datos, Sarlaft, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), Revisor fiscal.
[1] Código de Comercio, artículo 33.
[2] Decreto 434 de 2020, artículo 1.
[3] Código de Comercio, artículo 422.
[4] Decreto 434 de 2020, artículo 5.
[5] El artículo 1 de la Resolución 844 de 2020 prorroga la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 31 de agosto de 2020. Sin embargo, «dicha prórroga podrá finalizar antes de la fecha aquí señalada cuando desaparezcan las causas que le dieron origen…».
[6] Decreto 488 de 2020, artículo 2.
[7] Decreto 488 de 2020, artículo 3.
[8] “Por el cual se modifican, sustituyen, y adicionan artículos de, la Sección 2 del Capitulo 13 Título 1 Parte 6 Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, Unico Reglamentario en Materia Tributaria”.
[9] Las siguientes declaraciones se deberán presentar en forma virtual a través de los servicios informáticos: Las declaraciones del impuesto nacional a la gasolina y ACPM, gravamen a los movimientos financieros -GMF, declaración anual de activos en el exterior, declaración de renta por cambio de la titularidad de la inversión extranjera, informativa de precios de transferencia, impuesto nacional al carbono, impuesto al patrimonio, impuesto complementario de normalización tributaria y Régimen Simple de Tributación.
Si está interesado en obtener mayor información y asesoría legal no dude en escribirnos a contacto@estudiolegalhernandez.com o directamente a nuestro equipo ELH.
Directora Derecho Corporativo
angela@estudiolegalhernandez.com
Coordinador Derecho Corporativo
ignacio@estudiolegalhernandez.com
Abogado Junior Derecho Corporativo
pablo@estudiolegalhernandez.com
